Andmekaitsetingimused Päästeametis

Päästeamet järgib talle õigusaktides määratud ülesannete täitmisel isikuandmete kaitse üldmääruses kehtestatud põhimõtteid.

1. Üldsätted

1. Käesolevate andmekaitsetingimuste abil kehtestatakse organisatsiooni sisesed põhimõtted ja selgitatakse, kuidas Päästeametis toimub eraisikute andmete töötlemine ning eraisikute õiguste realiseerimine nende endi kohta kogutud andmetega tutvumisel. Isikuandmed on siinjuures mistahes andmed, mis võimaldavad inimest tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming.
2. Käesolevad põhimõtted kehtivad isikuandmete töötlemisel Päästeametis ja ei hõlma isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele on viidatud Päästeameti kodulehel.
3. Päästeameti tegevus on avalik, välja arvatud juhul, kui õigusaktidega ei ole sätestatud teisiti.
4. Õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmise käigus tekib Päästeametis iga päev dokumenteeritud teavet, mida kogutakse, menetletakse ja hoitakse vastavalt õigusaktides kehtestatud nõuetele ja korras.
5. Päästeameti kodulehel, trükistes ja meedias avaldatakse üldjuhul töötulemusi, Päästeameti tegevust ning päästesündmuste ja tule-, vee- ning pommiohuga seotud statistikat isikustamata kujul.
6. Avalikkuse teadlikkuse suurendamiseks kajastab Päästeamet uudiseid päästesündmustest, demineerimisesündmustest ja menetlusuudiseid. Uudiseid koostades hoidutakse asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Kui esineb ilmne avalik huvi, siis võib avalikustada eraisikuga peetava kirjavahetuse asjaolusid (avaliku teabe seaduse § 30 lg 4, § 38 lg 1). Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel avalikkusele oma tegevuse kohta selgitusi.
7. Eraisikute kirjavahetust Päästeametiga võime kasutada asutusesiseselt töökvaliteedi ja töökorralduse hindamiseks. Kirjavahetuse baasil koostatav statistika ja kokkuvõte on umbisikuline ja neis ei tooda välja pöördunud isikute nimesid.

2. Eraisikutega seonduvad andmed ning teabenõuetele, selgitustaotlustele ja märgukirjadele vastamine

8. Ülesandeid täites koguneb meile erinevaid eraisikutega seotud andmeid. Isikuandmetele ligipääs toimub arvestades õigusaktides sätestatud juurdepääsupiiranguid ja nende andmete töötlemine toimub Päästeametis teenistujate poolt, kelle teenistusülesanneteks see on.
9. Isikuandmete töötlemisel jälgime sisemist töökorraldust viisil millega tagame, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks. Selleks kasutame organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid.
10. Eraisikutega suhtluses kasutame juurdepääsupiiranguid vastavalt avaliku teabe seaduse § 35 lg 1 p 11-15. Juurdepääsupiirangud seame:

a. dokumentidele ja kirjavahetusele, mis sisaldab delikaatseid isikuandmeid, perekonnaelu
üksikasju, isiku vaimsete või füüsiliste kannatuste kirjeldusi;
b. dokumentidele, lepingutele ja kirjavahetusele, mis sisaldavad eraisikute isikuandmeid, millele juurdepääs võib oluliselt kahjustada isiku eraelu puutumatust (kodune aadress, e-posti aadress, kontakttelefon);

11. Isikute taotlused ja pöördumised registreerime nende saabumisel Päästeameti elektroonilises
dokumendihaldussüsteemis ning tunnistame piiratud juurdepääsuga teabeks.
12. Hoolimata juurdepääsupiirangutest väljastame dokumente asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohus või kohtuväline menetleja).
13. Dokumendiregistris avaldame avaliku teabe seaduse alusel kirjavahetuse andmed (kirja saatja ja saaja nimi, kirja liik, nt „Selgitustaotlus“, üldistatult dokumendi pealkiri, nt „Pöördumine“, „Avaldus“, „Taotlus“). Dokumendiregistris on täpsem pealkiri ehk pöördumise sisu nähtav ainult asutusesiseselt.
14. Kui soovitakse tutvuda eraisiku ja Päästeameti kirjavahetusega ning saadetakse selleks teabenõue, vaatab Päästeamet kirja sisu üle ja otsustab, kas dokumendi saab osaliselt või täielikult välja anda. Seejuures ei jäta me dokumendile alles inimese isiklikke kontaktandmeid, nagu (e-) posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetust peetakse juriidilise isiku või asutuse esindajana ning sel juhul on need andmed avalikud).
15. Eraisikutega seotud menetlusdokumente edastame teistele riigiasutustele turvalise dokumendivahetuskeskuse kaudu (asutuste vahelise dokumendivahetuse infosüsteem).
16. Tulenevalt Päästeameti dokumentide loetelust säilitatakse eraisikutega seotud kirjavahetust kolm aastat.

Nimetatud tähtaja ületanud dokumendid hävitame.

3. Eraisikute õigus tutvuda enda andmetega

17. Eraisikul on õigus tutvuda andmetega, mida oleme tema kohta kogunud. Neid andmeid väljastame teabenõude alusel, millele vastame esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul.
18. Isikuandmeid väljastades peame olema veendunud isiku isikusamasuses. Seetõttu peab isik taotluse omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama.
19. Me keeldume eraisiku enda kohta kogutud andmete tutvumissoovi täitmast siis, kui see võib:

a. kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
b. kahjustada riiklikku julgeolekut;
c. takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.

20. Eraisikutel on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist ning kui meil ei ole antud isiku isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võib isik nõuda nende kasutamise piiramist või kustutamist. Selleks tuleb isikul esitada meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

4. Isikuandmete töötlemine väärteomenetluses

21. Väärteomenetluse käigus koostatud dokumentide suhtes kehtib menetlemise ajal väärteomenetluse seadustik (VTMS) § 62 lõige 1, mis sätestab, et kohtuvälise menetluse kohta võib väärteomenetluse, avalikkuse või andmesubjekti huvides andmeid avaldada enne otsuse tegemist üksnes juhul, kui sellega ei kahjustata ülemäära väärteomenetlust, riigi huve või ärisaladust, samuti andmesubjekti ega kolmandate isikute õigusi, eriti tundlike isikuandmete avaldamise puhul.
22. Menetluse lõppedes lähtume toimikus olevate dokumentide avalikustamisel arhiiviseadusest, avaliku teabe seadusest ja isikuandmete kaitse seadusest. Jõustunud väärteomenetluse otsuste avaldamisel järgime kriminaalmenetluse seadustiku § 408 märgiga 1 lg 2 ja 3 sätestatud nõudeid.
23. Kolmandatele isikutele juurdepääsu andmise dokumentidele arhiveeritud toimikus otsustab Päästeameti peadirektor järgides avaliku teabe seaduses sätestatud piiranguid.

5. Isikuandmete töötlemine Päästeametisse tööle kandideerimine

24. Päästeameti vabade teenistuskohtade täitmiseks konkursse ja värbamist korraldab meie personali- ja asjaajamise osakond koostöös struktuuriüksuste juhtidega.
25. Päästeametisse tööle kandideerijatelt ootame lisaks päästeteenistuse seaduses või avaliku teenistuse seaduses või töölepingu seaduses nimetatud andmetele kandideerija elulookirjeldust. Meile tööle kandideerimisel lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud ning tal on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusivastuväiteid.
26. Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
27. Paberkandjal elulookirjeldused hävitame pärast valiku tegemist. Värbamisportaalides olevad
elulookirjeldused on kaitstud parooliga ning neid säilitab värbamisportaal vastava portaali arhiivis. Nimetatud portaalides isikuandmete kaitse tingimuste eest Päästeamet ei vastuta.
28. Kandidaatide elulookirjeldused, mis saadetakse nende poolt otse meie värbaja e-mailile, kustutatakse pärast konkursi lõppu kui käesolevate andmekaitsetingimuste punktist 31 ei tulene teisiti.
29. Konkursi käigus esitatud kodutööd (essee, analüüs vms) hävitame peale konkursi lõppu. Kui tegemist on Päästeametile olulise tööga, siis küsime töö autorilt luba töö kasutamiseks.
30. Eeldame, et kandidaadi kandideerimisdokumentides nimetatud soovitajatele on kandidaat andnud nõusoleku enda kohta meie poolt esitatavatele küsimustele vastamiseks ja soovitajad on sellega nõustunud, et meie värbamisprotsessis nende poole pöördume.
31. Valituks osutunud kandidaadi elulookirjeldus ja teised värbamisprotsessi raames kogutud isikuandmed edastatakse paberkandjal või elektrooniliselt personali ja asjaajamise osakonna personaliarvestuse talitusse, kus me säilitame neid isikutoimikus. Me säilitame konkursi jooksul saadud isikuandmeid sisaldavaid dokumente järgmistel eesmärkidel:

a. värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks – kuni nõude aegumiseni üks aasta;
b. paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks – 150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest;
c. kandideerinud isiku kirjalikul nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepanku tegemiseks.

6. Päästeameti võrgulehe külastamine, telefonile helistamine ning küsitluste läbiviimine

32. Päästeameti veebilehe külastamisel töötleme andmeid veebilehe külastusstatistika tegemiseks isikustamata kujul. IP-aadresse ei seota inimest tuvastava teabega. Andmeid säilitatakse üks aasta.
33. Päästeameti telefonidele helistamisel me kõnesid ei salvesta.
34. Päästeamet korraldab erinevaid küsitlusi elanike teadlikkuse väljaselgitamiseks päästeala erinevates tegevusvaldkondades. Teadlikkuse väljaselgitamine aitab meil paremini korraldada ennetustööd ning seeläbi tõsta ühiskonnas turvalistust. Küsitluste tulemused esitame isikustamata kujul.
35. Päästeameti osutatavate avalike teenuste kvaliteedi hindamiseks ja arendamiseks kogume klienditagasisidet. Klienditagasiside andmine toimub isiku nõusolekul. Tulemused avaldame veebilehel isikustamata kujul.

7. Avaandmete kasutamine

36. Päästeameti võrgulehel olevat juurdepääsupiiranguta teavet võib igaüks taaskasutada oma erahuvides või ärilistel eesmärkidel. Taaskasutamiseks saab soovija teavet masinloetavana alla laadida ja kasutada koos mujalt kogutud teabega.
37. Avaandmetena ei avalda me inimeste eraelu puutumatuse kaitseks Päästeinfosüsteemis olevat piiratud juurdepääsuga ja Päästeameti dokumendihaldussüsteemis olevat teavet.

8. Rikkumisteadete esitamine ja avalikustamine

38. Isikuandmetega seotud rikkumised on olukorrad, kus Päästeameti vastutusel olevate isikuandmete osas leiab aset turvanõuete rikkumine, mille tulemusena satub ohtu andmete konfidentsiaalsus, terviklikkus või andmed võivad saada kättesaadavaks kõrvalistele isikutele.
39. Kui esineb isikuandmetega seotud rikkumine, siis teavitame Andmekaitse Inspektsiooni 72 tunni jooksul, välja arvatud juhul, kui rikkumine ei kujuta endast ohtu isiku õigustele ja vabadustele, kelle andmetega rikkumine oli seotud.
40. Käesolevad andmekaitsetingimused avalikustame Päästeameti kodulehel.